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Central de Ajuda Auris

Horário de funcionamento

O horário de funcionamento diz ao AurisChat quando a sua equipe está trabalhando. Ele faz duas coisas que importam no dia a dia: avisa o paciente que escreveu de madrugada e corrige os números de tempo de resposta no relatório.

Ele é configurado por caixa de entrada. Se a clínica tem o WhatsApp do Centro e o da Barra com horários diferentes, cada um tem o seu.

Onde fica

Seção intitulada “Onde fica”

Em Configurações → Caixas de entrada, escolha a caixa e abra a aba de horário de funcionamento. Essa tela é de administrador.

Você define:

  • O fuso horário.
  • Os dias e horários de atendimento, um a um. Cada dia tem uma chave para ligar ou desligar, e um horário de início e de fim. Existe também a opção O dia todo.
  • A mensagem para quem escreve fora do horário.

Sábado meio período, domingo fechado e almoço sem atendimento entram aqui como configuração normal.

O que o paciente recebe fora do horário

Seção intitulada “O que o paciente recebe fora do horário”

Quando o paciente escreve fora do horário cadastrado, ele recebe automaticamente a mensagem que você escreveu. Três detalhes que evitam surpresa:

  • Sai uma vez por dia, por conversa. O paciente que mandar cinco mensagens de madrugada não recebe cinco avisos.
  • Não sai se alguém da equipe respondeu nos últimos 5 minutos. Isso impede que o paciente receba “estamos fechados” logo depois de falar com uma pessoa de verdade no fim do expediente.
  • Não sai em conversa de campanha.

Por que isso muda o relatório

Seção intitulada “Por que isso muda o relatório”

Nos relatórios existe a opção Horários de funcionamento. Ligada, ela descarta do cálculo o tempo em que a clínica estava fechada.

Sem isso, a mensagem que chegou às 22h e foi respondida às 8h conta como 10 horas de espera e destrói a média do mês, mesmo que a equipe tenha respondido em 2 minutos depois de abrir.

Por isso o horário cadastrado precisa ser o horário real. Horário errado aqui é número errado na reunião de gestão.

Erros comuns

Seção intitulada “Erros comuns”
  • Cadastrar o horário da porta, não o do atendimento. Se a recepção só começa a responder mensagem às 8h30, o horário é 8h30, mesmo que a clínica abra às 8h.
  • Esquecer o sábado. Sábado marcado como dia fechado faz todo o atendimento de sábado contar como “fora do horário” no relatório.
  • Deixar a mensagem genérica. “Estamos fora do horário de atendimento” não ajuda ninguém. Diga quando volta.
  • Não revisar em feriado e recesso. O horário cadastrado não conhece feriado. Em recesso, vale ajustar o texto da mensagem.

Próximos passos

Seção intitulada “Próximos passos”