Campanhas

As campanhas enviam uma mensagem para um conjunto de pacientes de uma vez, em vez de conversa por conversa. Servem para avisos e ações pontuais: lembrete de retorno anual, campanha de vacina, mudança de endereço, recesso.

Antes de qualquer coisa, descubra em qual dos dois cenários a sua clínica está, porque a resposta muda completamente. Veja API Oficial e coexistência.

Cenário A: clínica na API Oficial do WhatsApp

Aqui a campanha existe e é disparada por template aprovado pela Meta. Sem template aprovado não há campanha, porque disparo para quem está fora da janela de 24h só pode acontecer por template.

Passo a passo

Tenha o template aprovado. Ele é criado e submetido antes, junto com o time Auris, e precisa estar aprovado pela Meta. Veja Templates de WhatsApp.
Prepare o público. O público da campanha é montado por etiquetas de contato. Ou seja, primeiro etiquete quem vai receber. Veja Etiquetas.
Vá em Campanhas e escolha Criar campanha na aba do WhatsApp.
Título: um nome interno para você achar depois. Por exemplo “Retorno anual cardio - agosto”.
Selecione uma caixa de entrada: o número de WhatsApp que vai disparar.
Modelo do WhatsApp: escolha o template aprovado. A tela mostra idioma, categoria e uma prévia.
Variáveis: preencha os valores de cada variável do template. É aqui que entra o nome do paciente.
Público: selecione as etiquetas de quem vai receber.
Horário agendado: escolha data e hora. O envio é sempre agendado, não é imediato.
Criar.

Depois de criada, a campanha aparece na lista com o status Agendada e, ao terminar, Concluído.

Antes de clicar em criar

Leia a prévia do template inteira, com as variáveis preenchidas, em voz alta.
Confira o público. Etiqueta errada manda a mensagem de retorno de cardiologia para quem fez uma consulta de dermatologia.
Confira a data. Campanha de lembrete agendada para depois da data do evento é constrangedora.
Avise a recepção. Toda campanha gera resposta, e resposta gera fila.

Cenário B: clínica em coexistência

Na coexistência o número segue funcionando também no aplicativo do WhatsApp, e o disparo em massa por WhatsApp não é oferecido. Não é limitação do painel: é que sem template aprovado não existe forma legítima de iniciar conversa com muita gente de uma vez, e forçar isso pelo aplicativo é o caminho mais rápido para o número ser bloqueado.

O que fazer no lugar:

Trabalhe dentro das conversas abertas. Quem já está falando com a clínica está dentro da janela e pode receber a informação normalmente, com uma resposta pronta para não digitar tudo de novo.
Aproveite o encerramento do atendimento. Ao resolver, encaixe o aviso (“sua próxima revisão é em [mês], quando chegar perto eu te chamo”).
Use os lembretes e confirmações, que são disparos operacionais ligados a um agendamento real e existem justamente para isso. Veja Lembretes e confirmações.
Use os outros canais: Instagram, e-mail, ligação da recepção para as listas curtas e de alto valor.
Se campanha for estratégica para a clínica, o caminho é migrar para a API Oficial. Fale com o time Auris.

Regras de conteúdo e autorização

Valem nos dois cenários, e não são recomendação: são o que mantém o número vivo.

Só fale com quem autorizou. O paciente que deu o número na ficha para ser contatado sobre o atendimento dele autorizou aquilo, não uma lista de promoções. Registre onde e quando a autorização foi dada.
Nunca compre lista. Nunca dispare para número que nunca falou com a clínica.
Deixe claro quem está falando logo na primeira linha. Mensagem sem identificação é denunciada como spam.
Dê uma saída fácil. Uma frase de “se não quiser mais receber, é só responder PARE” e, principalmente, respeite quem responder.
Prefira útil a promocional. Lembrete, orientação e aviso operacional têm taxa de denúncia muito menor que oferta.
Frequência baixa. Uma campanha por mês para a mesma pessoa já é muito.
Respeite horário. Nada antes das 8h, depois das 20h, em domingo ou feriado.

Boas práticas de segmentação em clínica

Público menor e mais certeiro sempre bate público grande.

Retorno anual

Pacientes atendidos há cerca de 12 meses em uma especialidade específica. A mensagem lembra do retorno e já oferece o agendamento. É a campanha que mais dá resultado numa clínica.

Campanha de vacina ou sazonal

Recorte pela faixa que a campanha atinge, não pela base inteira. Vacina da gripe para quem tem indicação, não para todo mundo que já pisou na clínica.

Aniversariantes

Mensagem curta, sem venda junto. Aniversário com cupom colado vira propaganda e é lido como tal.

Preparo de procedimento agendado

Recorte por quem tem exame marcado nos próximos dias. É a campanha que mais reduz falta e remarcação.

Recesso, feriado, mudança de endereço

Aviso operacional para quem tem agendamento no período. Não precisa ir para a base inteira.

O que NUNCA disparar

Próximos passos

Templates de WhatsApp para criar e aprovar a mensagem.
API Oficial e coexistência para saber em qual cenário sua clínica está.
Etiquetas para montar o público.
Lembretes e confirmações para os disparos ligados a agendamento.