Contatos

Cada paciente que fala com a clínica vira um contato no AurisChat. É a ficha da pessoa: dados, histórico de conversas e informações extras que ajudam no atendimento. Ela aparece do lado direito da conversa e também numa lista própria, em Todos os Contatos.

O que a ficha guarda

• Dados básicos: nome, telefone, e-mail e outros campos que a clínica usa.
• Histórico: todas as conversas anteriores daquela pessoa, em qualquer canal, na seção Conversas anteriores.
• Notas do contato: observações da equipe que ficam presas à pessoa, não à conversa.
• Etiquetas e atributos personalizados: classificações e informações extras.

Ter o histórico à mão evita pedir de novo o que o paciente já informou e dá contexto antes de responder.

Atributos personalizados

Os Atributos Personalizados são campos extras que a clínica define para guardar informação que importa para o atendimento, mas que não vem por padrão. Exemplos numa clínica: convênio do paciente, profissional de preferência, se é primeira consulta ou retorno.

Eles ficam na ficha, servem para filtrar contatos e também podem ser usados como variável nas respostas prontas.

Como funcionam, quem cria e como preencher está detalhado em Contexto do paciente.

Filtros e segmentos

A lista de contatos tem Filtrar Contatos, com os critérios: Nome, E-mail, Número de telefone, Identificador, Cidade, País/região, Etiquetas, Criado em, Última atividade, Link de origem, Bloqueado e os atributos personalizados da clínica.

Quando um filtro é útil de forma recorrente, salve como segmento. Ele vira um atalho fixo na lateral, em Segmentos, e mostra sempre a lista atualizada.

1. Monte o filtro e envie.
2. Escolha salvar o filtro.
3. Dê um Nome do segmento.
4. Escolha a visibilidade: Pública (todos da conta veem) ou Privada (só você).

Para mexer depois, use Alterar segmento e Atualizar segmento.

Cuidado

Segmento público só pode ser editado ou excluído por administrador. Se você tentar, aparece “Segmento público. Peça a um administrador para editar ou excluir”.

Segmentos que costumam valer numa clínica: pacientes de um convênio específico, pacientes de uma unidade, pacientes marcados com a etiqueta de retorno anual.

Importar e exportar

Importar contatos carrega uma lista de uma vez a partir de um arquivo CSV. A própria tela oferece um exemplo de csv para baixar e usar de modelo, para você não errar as colunas. Depois de enviar, a importação roda em segundo plano e você é avisado por e-mail quando terminar.

Exportar contatos gera um CSV com os detalhes completos dos contatos. Também roda em segundo plano, e o aviso com o arquivo pronto chega por e-mail.

Antes de exportar

O arquivo sai com dados pessoais de pacientes. Baixe em máquina da clínica, não repasse por grupo de WhatsApp e apague quando terminar de usar.

Telefone no formato certo

O campo de telefone exige o formato internacional: + seguido de código do país, DDD e número. Por exemplo +5511999999999. Sem o +55, o cadastro é recusado.

Se você tentar salvar um número que já está em outra ficha, aparece “Este número de telefone está em uso para outro contato”. É o sinal de que existe duplicidade.

O 9º dígito e os contatos duplicados

Celular brasileiro ganhou um nono dígito, mas o cadastro antigo da clínica, o sistema de gestão e o próprio WhatsApp nem sempre concordam sobre isso. O mesmo paciente acaba entrando como +5511988887777 numa hora e +551188887777 na outra.

O efeito prático:

• Duas fichas para a mesma pessoa.
• Histórico partido: metade das conversas numa ficha, metade na outra.
• Você responde sem ver o que já foi combinado semana passada.

Isso acontece muito com número de fixo tratado como celular, com contato importado de planilha antiga e com paciente que já falou com a clínica por dois canais.

Dica

Ao abrir uma conversa de paciente que jura já ter falado com a clínica e não aparece histórico, busque o nome e os últimos oito dígitos do telefone na busca. Se aparecerem duas fichas, mescle.

Mesclar contato duplicado

Mesclar contatos combina dois perfis em um, incluindo atributos e conversas.

1. Abra a ficha do contato duplicado.
2. Escolha Mesclar contatos.
3. O contato aberto entra como Contato principal, marcado como “Para ser excluído”.
4. Em Contato para mesclar, busque a ficha que vai ficar, marcada como “Para ser mantido”.
5. Confira o Sumário, que diz exatamente qual ficha será excluída e para onde os dados vão.
6. Confirme em Mesclar contatos.

Em caso de conflito de informação, os atributos do contato principal têm prioridade.

Cuidado

Mesclagem não tem desfazer. Leia o sumário antes de confirmar e tenha certeza de que são a mesma pessoa. Nome parecido não basta: confira telefone e histórico.

Dado sensível

A ficha do contato é para dados de contato e atendimento. Evite registrar ali informação clínica sensível que deva viver no prontuário ou no sistema da clínica.

Próximos passos

• Contexto do paciente para os atributos personalizados em detalhe.
• Etiquetas para classificar pacientes e conversas.
• Organizar conversas para encontrar rápido o histórico de quem está falando com você.